Wszystkie zakłady opieki zdrowotnej w Polsce muszą przez 10 lat archiwizować skierowania na badania lub zlecenia lekarza. Podobnie jest ze zdjęciami rentgenowskimi, przechowywanymi poza dokumentacją indywidualną wewnętrzną. Archiwalną dokumentację medyczną zakład opieki zdrowotnej ma obowiązek przechowywać przez 20 lat. W przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia dokumenty trzeba przechowywać aż przez 30 lat. Takie zasady wynikają z rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 10 sierpnia 2001 r. (Dz. U. 01.88.966).

Archiwizowanie dokumentacji medycznej na terenie zakładu opieki zdrowotnej wymaga wygospodarowania odpowiedniej przestrzeni, w której gromadzone dokumenty, będą przechowywane we właściwych warunkach, zgodnych z zasadami bezpieczeństwa i wymogami ustawy o ochronie danych osobowych. Przeciętna placówka medyczna wytwarza rocznie ilość materiałów wymagajacych przechowywania, którymi można by wypełnić ciężarówkę typu TIR. Przeważnie gromadzi się je w archiwum zajmującym powierzchnię kilku gabinetów lekarskich. Do obsługi tego zbioru należy zaangażować specjalistów, którzy posiadają odpowiednie kwalifikacje i kompetencje adekwatne do powierzonych obowiązków. Dla zakładu opieki zdrowotnej przechowywanie i zarządzanie dokumentacją wiąże sie z poważnymi kosztami, odpowiedzialnością, zajmuje znaczącą przestrzeń i pochłania czas. Jednocześnie należy pamiętać, że głównym celem placówek świadczących usługi medyczne jest leczenie i opieka nad pacjentami, a nie prowadzenie działalności archiwistycznej.

Aby uniknąć znaczącego obciążenia związanego z przechowaniem i administrowaniem dokumentacją można tę czynność powierzyć specjalistycznemu przedsiębiorstwu zewnętrznemu na zasadach outsourcingu. Takie rozwiązanie przy uwzględnieniu wszystkich kosztów jest tańsze. Pozwala ono na odzyskanie przestrzeni zwolnionej przez archiwum i wykorzystać je na pomieszczenia bardziej związane z pomocą pacjentom. Pieniądze zaoszczędzone na obsłudze archiwum można przeznaczyć na wynagrodzenia innych pracowników. Najważniejsze jest jednak zdjęcie odpowiedzialności związanej z ustawowymi wymogami. Bardzo ważne jest aby podmiot wybrany do współpracy w w tym zakresie nie tylko dysponował odpowiednimi warunkami przechowania dokumentów ale także, a nawet przede wszystkim posiadał konieczne doświadczenie, know how, technologie, infrastrukturę IT i spełniał wszystkie wymogi prawne z tym związane. Przykładem takiej organizacji specjalizującej się w efektywnych rozwiązaniach w zarządzaniu dokumentacją jest przedsiębiorstwo OSG Polska Sp. z o. o. posiadające już ponad 12 letnie doświadczenie na tym zakresie

OSG oferuje pakiet usług nazwany i-Archiwum dostosowany do potrzeb jednostek opieki medycznej oraz spełniający w wymogi ustawowe. W praktyce jest ona realizowana w następujący sposób. Pierwszy krok to podpisana odpowiednia umowa pomiędzy zakładem opieki zdrowotnej i Spółką, w której będą zapisane zobowiązania i zakres odpowiedzialność za powierzoną dokumentację zgodnie z usługą i-Archiwum. Następnie specjaliści przyjeżdżają po materiały i dokonują ich profesjonalnej archiwizacji. Zakład opieki zdrowotnej otrzymuje bezpośredni dostęp elektroniczny do precyzyjnego rejestru swoich zasobów. W przypadku kiedy potrzebne są dokumenty lub jego kopia można go zamówić on line i jest on dostarczany fizycznie do wskazanej jednostki medycznej w ciągu doby. Kopia może być też przekazana w formie elektronicznej. Istnieje także możliwość przeglądania dokumentacji w archiwum OSG.

Pakiet usług i-Archiwum proponowany przez OSG to nowoczesne rozwiązanie doskonale uzupełniające i wspierające codzienne procesy w funkcjonowaniu szpitala czy przychodni. Jest to świetnie strzeżone oraz profesjonalnie chronione archiwum. Wdrażane przez OSG rozwiązania outsourcingu dokumentacji medycznej pozwalają na dowolne zagospodarowanie zwolnionej przestrzeni. Redukują koszty związane z samodzielnym prowadzeniem archiwum. Ułatwiają szybkie i bezbłędne znajdowanie precyzyjnych danych z dowolnego okresu. Daje możliwość utrzymywania zasobów w uporządkowany sposób, zawsze z pełną kontrolą nad nimi.

System archiwizacji jaki posiada OSG pozwala też na poufne niszczenie dokumentacji (w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła) po okresie, po którym jest to dopuszczalne, dzięki czemu nie dochodzi do sytuacji, że w archiwum zalegają materiały, które są już zbędne. Pozwala to na zwiększenie ekonomiczności przedsięwzięcia.

Rozporządzenie Ministra Zdrowia, z 21 grudnia 2010 roku, w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, faktycznie, znosi zakaz outsourcingu obsługi elektronicznej dokumentacji medycznej. W tym zakresie, OSG, również posiada bardzo ciekawą i atrakcyjną usługę e-Archiwum. W przypadku gdy zakład opieki zdrowotnej jest zainteresowany w błyskawicznym dostępie do informacji, przygotowuje dokumenty, które chce umieścić w tzw. e-Archiwum. OSG rejestruje cyfrowe obrazy dokumentów i zapisuje je w postaci plików elektronicznych. Zostają one w systemowy sposób opisane i trafiają do wydzielonego obszaru w systemie komputerowym. Upoważnione osoby z zakładu opieki zdrowotnej, za pośrednictwem internetu, po zalogowaniu się, mają możliwość, w dowolnym czasie i miejscu, dostępu do swoich zasobów. Oznacza to, że np. lekarz może, przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu, w dowolnym momencie, gdy tylko zachodzi taka potrzeba korzystać z dowolnego dokumentu, edytować go, drukować, zapisywać lub przesyłać pocztą elektroniczną.

Szpitale, przychodnie, poradnie i inne placówki z obszaru opieki zdrowotnej, a także apteki, z racji prowadzonej działalności tworzą i przechowują znaczące zasoby dokumentów wrażliwych. Kluczowe w tym przypadku są kartoteki pacjentów, zapisy medyczne, raporty R&D, wyniki badań, zdjęcia rtg. Ważne są również rozliczenia, zamówienia, faktury, umowy prawne oraz dokumentacja związana z zatrudnionymi pracownikami. Posiadanie tego typu zasobów wiąże się z zagadnieniem jego przechowywania, archiwizacji oraz w razie potrzeby szybkiej możliwości skorzystania z zawartości. Współczesny świat wymaga aby robić to w profesjonalny, bezpieczny i atrakcyjny ekonomicznie sposób. OSG Polska Sp. z o. o., który jest liderem efektywnych rozwiązań w zarządzaniu dokumentacją dysponuje nowoczesnymi usługami dla zakładów opieki zdrowotnej. Potwierdzeniem są producenci leków, szpitale, centra medyczne i apteki, kótre nawiązały już współpracę z OSG, korzystając z profesjonalizmu i bogatego doświadczenia Spółki.